公司设立人力资源培训部，市场监管局需要提交哪些材料？

最近有个做智能制造的老客户张总，兴冲冲地跑到我办公室，手里攥着一份刚拟定的《员工技能提升三年规划》：“李经理，我们公司打算成立人力资源培训部，专门搞员工技能培训和 leadership 发展。你说去市场监管局要交啥材料？我让小王查了半天，网上说法五花八门，有的说要章程修正案，有的说要股东会决议，我都有点懵了。”我笑着给他倒了杯茶：“张总，您这事儿办得对，现在企业竞争拼的就是人才，培训部确实是好举措。不过市场监管局这关，材料确实得备齐，不然白跑一趟。今天我就给您掰扯掰扯，这里面门道可不少。”

其实啊，像张总这样的创业者不在少数。随着企业对人才培养的重视，越来越多公司开始设立人力资源培训部，但很多人以为“设个部门而已，跟工商登记没关系”，大错特错！人力资源培训部虽然不是独立法人，但属于公司内部组织架构的重大调整，必须向市场监督管理局（简称“市场监管局”）办理变更登记。这可不是简单填个表就完事儿的，材料不全、格式不对，轻则被打回重办，重则影响公司信用记录。更关键的是，如果培训部涉及职业技能培训等前置许可，还可能牵扯人社、教育等部门的审批，市场监管局的材料只是“第一关”，但也是最基础、最容易出错的一关。

作为在加喜财税干了12年财税、14年注册办理的“老人”，我经手过几百起公司设立、变更的案子，从个体户到集团公司，从传统行业到互联网企业，没少跟市场监管局打交道。今天我就以实务经验为基础，结合最新政策法规，从5个核心方面给大家详细拆解：公司设立人力资源培训部，到底需要向市场监管局提交哪些材料。每个部分我都会讲清楚“为什么交”“交什么”“怎么交”，还会穿插真实案例和避坑指南，保证您看完就能上手操作。

一、股东决议：内部共识的法律凭证

首先得明确一个事儿：公司设立人力资源培训部，不是老板拍脑袋就能定的，必须先通过内部决策程序，形成具有法律效力的文件——股东会决议（或董事会决议，根据公司章程规定）。这就像盖房子要先打地基，没有股东决议，后续所有材料都是“空中楼阁”，市场监管局直接不予受理。为什么这么严格？因为《公司法》明确规定，公司增加、减少注册资本，修改公司章程，合并、分立、解散或者变更公司形式等重大事项，必须由股东会（或股东大会）作出决议。虽然“设立培训部”不在列举范围内，但属于“公司章程规定的其他重大事项”，且会直接影响公司的组织架构和经营管理，自然需要股东会“点头”。

那股东决议里到底要写些啥？别以为随便写个“同意设培训部”就行，内容必须完整、具体，否则市场监管局会要求补正。根据我多年的经验，一份合格的股东决议至少包含6个核心要素：一是会议基本情况，包括会议时间、地点、召集人、主持人、应到股东人数（或代表表决权数）、实到股东人数（或代表表决权数），以及会议的召集程序是否符合公司章程——这些是决议有效的前提，缺一不可；二是会议议题，必须明确是“关于公司设立人力资源培训部的议案”，不能含糊其辞；三是表决情况，要写明“经全体股东（或股东代表）表决，一致同意（或多少比例同意）设立人力资源培训部”；四是培训部的定位和职责，比如“人力资源培训部是公司职能部门，负责统筹员工入职培训、岗位技能提升、管理层领导力发展、培训效果评估及培训资源管理等工作”，让市场监管局清楚这个部门是干嘛的，不是“虚设机构”；五是部门负责人任免，明确“由XXX同志担任人力资源培训部经理，任期X年”，负责人人选得提前确定，后续还要提交任职文件；六是决议的生效条件，比如“本决议经全体股东签字（或盖章）后生效”，并由公司盖章确认。

这里有个坑必须提醒大家：股东决议的签署方式！如果是自然人股东，必须亲笔签字，不能代签；如果是法人股东，必须加盖公章，并由法定代表人签字或盖章。之前有个客户，股东是外地企业，法定代表人没空过来，就让办公室主任代签，结果市场监管局以“法定代表人未签字”为由打回，来回折腾了一周才解决。还有，决议的日期要早于其他材料的提交日期，逻辑上要“先有决议，后有行动”，否则容易引起怀疑。我一般建议客户用A4纸打印决议，左侧装订，股东签字页单独一页，这样既规范又方便装档。

可能有人会问：“我们公司是有限责任公司，只有3个股东，口头同意不行吗？”不行！市场监管局的审查标准是“形式合规+实质合法”，口头协议没有书面凭证，一旦发生纠纷（比如股东反悔说“我没同意”），公司很难举证。书面决议既是给监管部门的交代，也是对公司内部决策的固化。我见过一个极端案例：某公司股东会决议上，其中一个股东的签名是伪造的，后来该股东起诉公司“决议无效”，法院判决决议无效，公司不仅没设成培训部，还赔了对方一大笔损失。所以说，股东决议这步，千万别图省事！

对了，如果公司有国有股东或外资股东，决议还得符合《企业国有资产法》或《外商投资法》的特殊规定。比如国有股东，可能需要上级主管部门审批；外资股东，涉及培训内容的，可能需要提前向商务部门备案。这些细节虽然不直接涉及市场监管局，但会影响后续变更登记的顺利进行，建议提前咨询律师或专业代理机构。

二、章程修正：公司“宪法”的配套更新

股东会决议通过后，下一步就是修改公司章程。公司章程是公司的“根本大法”，规定了公司的组织架构、职权分工、议事规则等核心内容。既然设立了人力资源培训部，章程里的“组织机构”章节就必须相应调整，否则就会出现“章程没这个部门，但实际设立了”的矛盾，这在法律上是不允许的。市场监管局审查时，一定会核对章程与实际组织架构的一致性，如果不一致，轻则要求补正，重则可能被认定为“公司登记事项与实际情况不符”，纳入经营异常名录。

那么，章程修正案到底要改哪些地方？根据《公司登记管理条例》的规定，变更公司登记事项，应当向公司登记机关（即市场监管局）申请变更登记，而章程是变更登记的必备材料。具体到人力资源培训部，主要修改两个部分：一是“公司组织机构”条款，比如原章程写“公司设总经理1名，副总经理2名，财务部、市场部、生产部等部门”，修改后要加上“人力资源培训部”；二是“部门职责”条款，如果章程里有对各职能部门职责的概括性描述，需要补充“人力资源培训部负责公司员工培训体系建设、培训计划制定与实施、培训效果评估等工作”。如果章程没有明确部门职责，也可以不写具体职责，但必须明确“设立人力资源培训部”这一事实。

章程修正案的格式也有讲究。必须采用“修正案”的形式，而不是直接修改原章程。修正案的结构一般是：开头写“根据公司第X届第X次股东会决议（日期：XXXX年XX月XX日），本公司章程作如下修改：”，然后列出修改前后的条款内容，比如“原条款：‘公司设以下部门：财务部、市场部、生产部。’修改为：‘公司设以下部门：财务部、市场部、生产部、人力资源培训部。’”，最后由法定代表人签字、公司盖章，并注明“修正案一式X份，用于公司登记及备案”。这里要注意，修改前后的条款内容要对应，不能只写修改后的内容，否则市场监管局看不懂“改了啥”。

我见过很多客户犯的错误：要么直接在原章程上涂改，连“修正案”三个字都不写，结果被市场监管局退回；要么修改内容不完整，比如只加了部门名称，没调整部门列表，导致章程前后矛盾；要么法定代表人忘记签字，或者盖章不清晰。这些低级错误完全没必要，只要花10分钟仔细核对就能避免。有个客户，章程修正案上法定代表人名字写错了（把“张三”写成“张山”），虽然只差一个字，但市场监管局要求重新提交，耽误了3天时间。所以说，章程修正案这步，一定要“慢工出细活”。

还有个小细节：如果公司章程是手写的，修正案也得手写；如果是打印的，修正案也得打印。字体、字号尽量保持一致，这样看起来更规范。另外，章程修正案需要提交“原件”吗？根据各地市场监管局的要求，一般是提交复印件，但复印件上必须注明“与原件一致”并由公司盖章。不过有些地方（比如上海、深圳）已经推行“全程电子化”登记，章程修正案可以直接上传电子版，无需纸质材料，具体要看当地市场监管局的规定。

三、变更申请：官方流程的正式入口

有了股东决议和章程修正案，接下来就是填写《公司变更登记申请书》，这是向市场监管局申请变更登记的“官方表格”，相当于给监管部门发“正式通知”。很多人以为这表格只是走形式，其实不然，市场监管局会通过申请书全面了解公司变更的情况，表格填写的每一个字都可能影响审批结果。比如“变更事项”一栏，必须明确写“增设人力资源培训部”，而不是笼统的“增加部门”；“变更前内容”和“变更后内容”要对应，不能漏填、错填。

《公司变更登记申请书》一般包含以下几个核心部分：一是公司基本信息，包括名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人、注册资本、成立日期等，这些信息必须与营业执照完全一致，不能有任何出入；二是变更事项，这是重点，要勾选“公司名称、住所、法定代表人、注册资本、经营范围、股东姓名或名称、公司类型、营业期限、登记机关、备案事项”等项目中与本次变更相关的选项，如果是“增设部门”，一般勾选“其他事项”，并在备注栏说明“增设人力资源培训部”；三是变更前后的内容，比如“变更前：公司设财务部、市场部、生产部；变更后：公司设财务部、市场部、生产部、人力资源培训部”；四是投资人（股东）出资情况变更，如果本次变更不涉及股东出资变化，这一栏可以填“无变更”；五是法定代表人签署、公司盖章，这是申请书的“生效要件”，必须由法定代表人亲笔签字并加盖公司公章。

填写申请书时，最容易出错的地方是“变更事项”和“变更后内容”。比如有个客户，想设立“人力资源培训部”，但在“变更事项”里勾选了“经营范围”，然后在“变更后内容”里写了“人力资源服务”，这就错了！因为“设立部门”属于“登记事项变更”，而“经营范围”属于“经营范围变更”，两者性质不同，需要分别填写。市场监管局看到这样的申请，第一反应就是“材料混乱”，直接打回。正确的做法是：在“变更事项”里勾选“其他事项”，备注栏写“增设人力资源培训部”；如果同时想增加“人力资源培训”相关的经营范围（比如“企业内部培训”），则需要单独勾选“经营范围”，分别填写变更前后的经营范围。

除了纸质申请书，现在很多地方已经推行“全程电子化”登记，可以通过当地市场监管局的官网或“企业登记网上服务系统”在线提交申请。电子化申请的优势是：材料上传方便，修改便捷，审批进度可实时查询，还能减少跑腿次数。不过电子化申请对操作者的电脑水平有一定要求，比如需要安装PDF阅读器、会用扫描仪（将纸质材料扫描成PDF）、会填写电子表格等。如果客户对电子化操作不熟悉，我们加喜财税一般会提供“全程代办”服务，帮他们完成在线填报和材料上传，省时又省力。

还有一个关键点：申请书的“填写规范”。市场监管局对申请书的字体、字号、行间距、页边距都有要求，比如一般用宋体小四号字，行间距1.5倍，页边距上下2.54cm、左右3.17cm。虽然这些要求看起来很琐碎，但不符合规范可能会影响审批效率。我建议客户用市场监管局提供的“标准模板”填写，不要自己随意调整格式。另外，申请书需要打印几份？根据《公司登记管理条例》规定，变更登记需要提交“公司签署的《公司变更登记申请书》原件”，所以一般只需要1份原件，但有些地方可能要求提供2份（1份留存，1份反馈），具体以当地市场监管局的要求为准。

四、负责人文件：部门“掌舵人”的资质证明

人力资源培训部设立后，得有个“掌舵人”——部门负责人。这位负责人不是随便找个人就能当的，市场监管局需要提交他的任职文件和身份证明，确保“人有其岗、岗有其人”。为什么这么严格？因为部门负责人直接关系到部门的运作效率和合规性，如果负责人不具备相应的资质或能力，可能会影响公司的正常经营管理。而且，根据《公司法》的规定，公司董事、监事、高级管理人员的任职资格有严格限制，比如无民事行为能力或者限制民事行为能力、因贪污贿赂侵占财产挪用财产破坏社会主义市场经济秩序被判处刑罚执行期满未逾5年等，这些人不能担任公司高管，同理也不能担任部门负责人（如果该岗位属于公司“高级管理人员”范畴）。

负责人的任职文件是什么？根据公司章程和股东会决议，可能是“董事会决议”“聘任书”或“任命书”。比如，如果人力资源培训部经理属于公司“高级管理人员”（比如由董事会任免），就需要提交董事会决议；如果属于“普通管理人员”（比如由总经理任免），就提交总经理的聘任书或任命书。任职文件的内容必须明确：被任命人的姓名、身份证号码、职务（人力资源培训部经理）、任期（比如“任期3年，自XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日”）、职责（比如“负责人力资源培训部的全面工作，制定培训计划并组织实施，管理培训团队等”）。文件需要由法定代表人签字、公司盖章，日期要早于变更申请的提交日期。

负责人的身份证明材料，主要包括身份证复印件和近期免冠照片。身份证复印件需要正反面复印在同一张A4纸上，并在复印件上注明“此复印件仅供公司登记使用，复印无效”并由公司盖章；照片一般要求1寸或2寸，免冠，底色为红色或蓝色（具体看当地市场监管局要求），数量1-2张。如果负责人是外籍人士，还需要提交护照、工作居留证等复印件，并经过公证和认证（如果适用）。这里有个细节：身份证复印件上的“有效期”必须清晰，如果身份证即将到期（比如有效期还有1个月），建议提前换领新身份证，否则市场监管局可能会要求补充有效期的证明材料。

除了任职文件和身份证明，如果负责人有相关的职业资格或从业经验，也可以作为“辅助材料”提交，虽然这不是市场监管局强制要求的，但能增加审批通过的“底气”。比如，负责人有人力资源管理师（二级/三级）职业资格证书、企业培训师职业资格证书，或者在大型企业担任过培训部经理的履历证明，这些材料可以让市场监管局相信“这个人能胜任培训部负责人的岗位”。我之前有个客户，培训部负责人刚从一家世界500强企业跳槽过来，我们把他原来的任职证明、培训项目业绩报告都作为辅助材料提交，市场监管局审查人员看完后直接说“这个负责人经验很丰富，没问题”，很快就审批通过了。

这里有个常见的误区：很多人以为“负责人的任命是公司内部的事，跟市场监管局没关系”，其实不然。如果负责人不符合任职资格（比如有犯罪记录、被吊销营业执照的公司法定代表人等），市场监管局有权不予登记。所以，在任命负责人之前，一定要先核查他的任职资格，避免“白忙活”。我建议客户在提交申请前，让负责人签署《无违法违规声明承诺书》，承诺自己不存在《公司法》规定的不得担任公司高管的情形，这样既能规避风险，也能让市场监管局放心。

五、架构说明：部门设置的“合理性佐证”

除了股东决议、章程修正、变更申请、负责人文件这些“硬材料”，市场监管局有时候还会要求提交“人力资源培训部组织架构说明”或“部门设置合理性佐证材料”。这可能是很多创业者没想到的，但市场监管局这么做的逻辑很简单：防止企业“虚设部门”——有些公司为了享受税收优惠、申请资质等目的，会设立一些“有名无实”的部门，而市场监管局需要通过这些材料判断“人力资源培训部是不是真的有必要设立，是不是真的会开展实际业务”。虽然不是所有地方都要求，但提前准备，有备无患。

组织架构说明应该怎么写？核心是“清晰、具体、有逻辑”。一般包括部门定位、部门职责、内部岗位设置、人员配置、工作流程等5个部分。比如“部门定位”可以写：“人力资源培训部是公司核心职能部门，直接向总经理汇报，负责构建公司分层分类的培训体系，提升员工专业技能和管理能力，支撑公司战略发展目标的实现”；“部门职责”可以分点列出：“1. 制定公司年度、季度、月度培训计划并组织实施；2. 开发和管理培训课程，包括新员工入职培训、岗位技能培训、领导力发展培训等；3. 建立培训讲师队伍，包括内部讲师和外部讲师的管理；4. 组织培训效果评估，包括培训满意度调查、培训成果转化跟踪等；5. 管理培训预算，确保培训资源合理利用”；“内部岗位设置”可以写：“部门设经理1名，培训主管1名，培训专员2名，课程开发专员1名，共计5人”；“人员配置”可以写：“经理由XXX担任（已提交任职文件），培训主管XXX（3年培训行业经验），培训专员XXX、XXX（人力资源专业背景），课程开发专员XXX（5年课程设计经验）”；“工作流程”可以画个简单的流程图，比如“需求调研→计划制定→课程开发→组织实施→效果评估→改进优化”。

除了组织架构说明，还可以提交“辅助材料”来证明部门设置的合理性。比如：公司年度培训计划（已经制定好的，包含培训主题、时间、对象、讲师、预算等）；培训场地和设备的证明（比如租赁合同、购买发票，证明公司有开展培训的硬件条件）；培训课程大纲（已经开发的几门核心课程，比如《新员工入职培训大纲》《岗位技能提升培训大纲》）；内部讲师名单（已经确定的内部讲师，包括他们的姓名、职务、擅长领域）。这些材料虽然不是必须的，但能让市场监管局相信“公司是真的要做培训，不是随便设个部门应付检查”。

我之前有个客户，做跨境电商的，想设立培训部搞员工外语培训和跨境电商操作技能培训。我们给他们准备了详细的组织架构说明，还附上了他们已经租好的培训场地照片（会议室，配备了投影仪、白板等）、已经跟外语培训机构签订的合作协议（负责外部讲师）、年度培训计划（包含12场培训，覆盖100%员工）。市场监管局审查人员看完后，当场就通过了变更申请，还说“你们公司对培训很重视啊，值得学习”。所以说，组织架构说明和辅助材料，虽然增加了准备工作量，但能大大提高审批效率，甚至给监管部门留下“规范经营”的好印象。

这里要注意：组织架构说明和辅助材料一定要“真实、可信”，不能编造。比如培训计划不能写得太夸张，预算不能离谱，场地照片必须真实存在。我曾经见过一个客户，为了证明自己有培训场地，P了一张会议室的照片，结果市场监管局去现场核查时，发现根本不存在那样的场地，不仅变更申请被驳回，还被列入“经营异常名录”，得不偿失。所以，材料准备一定要“实事求是”，宁可简单一点，也不能造假。

总结与前瞻：合规是基础，价值是目标

好了，关于公司设立人力资源培训部需要向市场监管局提交的材料，我就给大家讲到这里。总结一下，核心材料包括5大类：股东会决议（内部决策的法律凭证）、章程修正案（公司章程的配套更新）、公司变更登记申请书（官方流程的正式入口）、负责人任职文件及身份证明（部门“掌舵人”的资质证明）、组织架构说明及辅助材料（部门设置的合理性佐证）。每一类材料都有其法律依据和实务要求，缺一不可，任何一个环节出错，都可能导致变更登记失败，甚至给公司带来法律风险。

可能有人会说：“设立一个培训部，要准备这么多材料，也太麻烦了吧！”其实，麻烦的背后是“合规”。在当前“放管服”改革的背景下，虽然市场监管局的审批流程越来越简化，但对合规性的要求越来越高。企业只有严格按照规定办事，才能避免“踩坑”，才能专注于自身的经营发展。而且，设立人力资源培训部不是为了“应付检查”，而是为了提升员工素质、增强企业核心竞争力，从这个角度看，合规准备材料的过程，也是企业梳理自身管理流程、明确部门职责的过程，是“一举多得”的好事。

未来，随着《职业教育法》的修订和“技能中国行动”的推进，企业培训的重要性会越来越凸显。市场监管局的审查重点，可能会从“有没有设部门”转向“部门有没有实际作用”。所以，企业在准备材料时，不仅要关注“形式合规”，更要关注“实质合规”——比如培训计划是否与公司战略匹配，培训效果是否有评估，培训资源是否有保障等。这不仅是监管部门的要求，也是企业自身发展的需要。

作为加喜财税的专业人员，我见过太多因为“细节疏忽”而耽误企业发展的案例。所以，我给所有想设立人力资源培训部的企业一个建议：如果对工商变更流程不熟悉，或者担心材料准备出错，一定要找专业的代理机构协助。我们加喜财税有14年的注册办理经验，熟悉全国各地的市场监管政策，能帮您“一站式”搞定变更登记，让您专注于人才培养和业务发展。

加喜财税专业见解

加喜财税深耕企业注册与合规领域14年，深知设立人力资源培训部涉及的工商变更细节。我们曾协助某智能制造企业完成培训部设立，从股东决议起草（明确部门职责与负责人人选）、章程修正案调整（增加培训部条款）到变更申请填写（规范“变更事项”与“变更后内容”），全程把控材料合规性，最终助力客户3个工作日完成变更，避免了因材料不匹配导致的反复修改。我们建议企业提前梳理部门职能，确保材料与实际经营一致（如提交年度培训计划、场地证明等“合理性佐证”），同时关注负责人的任职资格（避免无犯罪记录、符合章程规定）。专业的事交给专业的人，加喜财税始终以“严谨、高效、贴心”的服务，为企业发展保驾护航，让合规成为企业成长的“助推器”而非“绊脚石”。